いろんな人と一緒に仕事をしていれば
いろんなことが起こるものですが
「えっ！なぜやってないの？
書類で説明したじゃん！」とか
「こんな風にやっちゃダメだって
先日の打ち合わせで言ったよね」とか
「メールで納期を連絡したよね！それなのに
なぜ、いまになって出来ないって言うわけ？」
とかね
とにかく
コミュニケーションのミスって
結構あるんですよね
指示をした方からすると
ちゃんとやってない奴が悪いと
怒りたくなる気持ちも分かるんですが
でも
冷静に考えてみますとね
情報を発信する側にも責任はあるんですよね
いやね
ついついやっちゃっているんです
伝えるべき情報に漏れがないようにする為に
詳細に説明しようとするもんだから
情報量が多くなって一度で理解できる限界を
超えてしまっているんですね
その上
とにかく全部伝えなきゃって思うもんだから
説明も早口だし、説明もドンドン進んじゃうし
配られた資料も文字でギッシリなんですね
そうすると、どうなると思います？
聞き手は
早々に聞く耳をシャットアウトしちゃいましてね
「帰って資料でも読み直そう」なんて思って
コミュニケーションから離脱しちゃうわけです
こんなんですから
ミスが起こらないわけがないじゃないですか
・・・ねぇ〜
では
伝えたい情報を相手に理解してもらうには
どうすればいいのか？
基本は３つだと思っています
まず
書類でも、メールでも、人前の説明でも
人に理解してもらいたければ
情報量は少なくするということです
情報量が多いと
受け手の集中力が続かず
全く伝わっていないなんて結果になるわけです
さらに
その内容が、読み手の理解力に合わせて
説明されているということです
お客さんに
専門的な技術用語を並べて商品の説明をしたら
理解できずに、怒って帰っちまいますわな
そして
もうひとつ大切なのは
説明の文章にリズムがあるということです
単調な説明が続く文章は眠気を誘いますし
聞くにしても、読むにしても
聞きやすさ、読みやすさを意識していない文章と
接するのは、聞くも地獄、読むも地獄ですわな
公共機関や教授、アナリストが配られる資料って
文字が多くて驚いたことありません？
あれなんか、正に
コミュニケーションミスを恐れて
詳細に作成した資料の典型ですよね
あの資料って
後日、役に立ったことないですもんね
