中小企業の経営者の方の相談にのる
コーディネーターとして活動していた頃
業務の改善を進めたいという相談に対しては
効率よく話を勧めるために取っ掛かりとなる
注目すべきポイントというのを事前に用意しておいて
ヒヤリングに入っていたんですね
そのポイントというのは
まず最初に
必ず見せていただいていたのは
業務文書のフォーマットです
対外的な注文書や納品書、請求書、受領書・・・
社内の申請書や稟議書、経費伝票などもそうです
文書フォーマットがしっかりしてさえいれば
書く時間も読む時間も節約出来ますし
必要な項目を漏れなく記述するだけで
情報伝達ミスも減り情報の精度が上がる筈ですのに
結構、疑いもせずに昔から使っている伝票を
そのまま使っていることが多いんですね
ですから
業務改善としては一番分かり易くって
結果の出易い業務文書から取り掛かったわけです
そして
同時に文書の整理の仕方についても
お聴きするようにしていたんですね
書類の整理については
ただ綺麗にファイルすることだと考えている方が多く
整理した書類の中から再度書類を探すなんてことを
考えずにファイルされていることが多いんですね
この文章の管理の仕方の話をしますとね
業務改善に対して反発する勢力が大人しくなりましてね
仕事を進める上で大切な突破口になっていたんですよ
最近は業務のデジタル化が進んでいるでしょうから
文章のフォーマットもペーパー上の話ではなく
PC画面上での話になっているかもしれませんが
業務の改善を進める上では
やはり、ここから始めるのがルールって
いまでも思っています
・・・そう思いません？
あっ！そうそう
もうひとつ
業務の効率化を考える上で即効性があるのは
会議に時間制限と人数制限を設けることなんですね
会議時間の単位を1時間単位ではなく
30分単位にしましてね
参加人数も7人以内を基本にするとするんです
統計的に7人を超えると
会議時間に大きなロスが発生するそうですので
出来るだけ大人数で会議はしないルールを
徹底するわけです
この会議に対する制限は
会議を行うための事前の準備や
参加者のアサインの仕方に
大きな変化をもたらしてくれますから
業務の改善のフラッグシップとして
効果があるというわけです
・・・お試しあれ！
